Orden de servicio técnico: qué debe llevar y un formato de ejemplo

La orden de servicio (u orden de trabajo) es el papel que te protege en cada visita. Dice qué te pidieron, qué encontraste, qué hiciste, con qué materiales y hasta cuándo responde tu garantía. Sin ella, cualquier reclamo es tu palabra contra la del cliente.

Qué debe llevar una orden de servicio técnico

1. Encabezado

• Nombre del negocio o del técnico, NIT o cédula, teléfono.
• Número consecutivo de la orden (OS-0145). Nunca repitas un número.
• Fecha y hora de la visita.

2. Cliente y lugar

• Nombre, teléfono o WhatsApp y dirección exacta (con torre, apartamento o referencia).

3. El equipo

• Tipo (aire acondicionado, nevera, lavadora, motobomba, computador).
• Marca, modelo y serial. Es lo que te permite saber, en la próxima visita, qué se le hizo antes.
• Dónde está instalado y estado en que lo recibes (golpes, piezas faltantes).

4. El trabajo

• Lo que reporta el cliente, con sus palabras («no enfría», «suena al arrancar»).
• Diagnóstico del técnico.
• Trabajo autorizado por el cliente (idealmente, el de la cotización aprobada).
• Trabajo realizado.

5. Materiales y valores

• Repuestos y materiales usados, con cantidad y valor.
• Mano de obra, desplazamiento, anticipo recibido y saldo.

6. Garantía y firmas

• Garantía: qué cubre, qué no y hasta qué fecha.
• Firma del técnico y firma (o aceptación por escrito) del cliente.
• Recomendación de la próxima visita o mantenimiento.

Formato de ejemplo

Orden de servicio N.º OS-0145 · Frío Express · 12 de octubre de 2026, 9:30 a. m.
Cliente: Marta Ruiz · 300 123 4567 · Cra. 12 #34-56, apto 502, Barranquilla
Equipo: aire acondicionado mini split · Marca LG · Modelo S12 · Serial 123ABC456 · Alcoba principal
Reporte del cliente: no enfría y gotea por dentro.
Diagnóstico: filtros obstruidos, drenaje tapado, carga de gas baja.
Trabajo autorizado: mantenimiento preventivo y recarga de gas (cotización N.º 88).
Trabajo realizado: limpieza de filtros y serpentín, destape de drenaje, recarga de gas R410A.
Materiales: gas R410A (1 libra) $90.000. Mano de obra $120.000. Anticipo $50.000. Saldo: $160.000.
Garantía: 60 días por la mano de obra, hasta el 11 de diciembre de 2026. No cubre daños eléctricos externos.
Próximo mantenimiento sugerido: abril de 2027.

Orden de servicio, cotización y garantía: no son lo mismo

• Cotización: antes del trabajo. Dice qué propones hacer y cuánto cuesta. El cliente la aprueba o no. Si necesitas una, haz tu cotización gratis aquí.
• Orden de servicio: durante y al final del trabajo. Dice qué encontraste y qué hiciste.
• Garantía: después. Dice qué respondes y hasta cuándo, y normalmente va dentro de la orden.

¿En papel, en Excel o en el celular?

El talonario funciona, hasta que el cliente pierde su copia o tú necesitas saber qué le hiciste a ese mismo aire hace un año. El Excel ordena, pero no está en la casa del cliente cuando lo necesitas. En el celular, la orden queda guardada con el cliente y con el equipo, y le llega al cliente por WhatsApp con su garantía.

Preguntas frecuentes

¿Qué es una orden de servicio técnico?

Es el documento donde el técnico deja por escrito el equipo atendido, lo que reportó el cliente, el diagnóstico, el trabajo realizado, los materiales, los valores y la garantía.

¿Qué diferencia hay entre una orden de servicio y una cotización?

La cotización va antes del trabajo y dice cuánto costaría; la orden de servicio va durante y al final, y dice qué se encontró y qué se hizo.

¿Qué datos del equipo se anotan en una orden de servicio?

Tipo de equipo, marca, modelo, serial, dónde está instalado y el estado en que se recibe.